De Dikke Blog
Welkom op de blog van DikkePluim.nl waar ik beschrijf hoe mijn werk als verander- en verbetercoach in de praktijk werkt. Op papier kan je alles zo perfect maken als je wilt maar gelukkig is de praktijk heel anders en leuker! Perfectie bestaat niet maar het DikkePluim-concept wel.
Werken op een grote boot is eigenlijk één groot samenspel van timing en samenwerking. Als zo'n boot gaat aanmeren kun je je niet veroorloven dat iemand “straks wel even” doet wat nodig is. De één stuurt, de ander houdt de koers in de gaten, een ander kijkt vooruit en om zich heen naar obstakels en weer anderen gooien de boeien uit zodat het schip niet tegen de kade klapt. En als er iets verandert — wind, stroming, iemand wordt ziek, of een andere onverwachte situatie — moet iedereen direct schakelen. Het hele team. Niemand kan dit alleen. Als één schakel mist of te laat reageert, merk je dat meteen. De boot vertraagt, raakt uit koers of in het ergste geval: zinkt. Dat lijkt verrassend veel op Agile werken. Ook daar draait het niet om één persoon die alles bepaalt, maar om een team dat continu samenwerkt, afstemt en bijstuurt. Korte lijnen, snel reageren op verandering, en vooral: doen wat op dát moment nodig is. Iedereen heeft een rol en helpt waar nodig. Je blijft continu kijken: liggen we nog op koers? Je past de acties aan op wat er nú gebeurt, niet op wat ooit bedacht is. Succes hangt af van hoe goed je samenwerkt, niet van één individueel plan. Net als op een boot geldt: je kunt nog zo’n mooi plan hebben, maar als je niet samen beweegt op het juiste moment, kom je nergens. Of juist ergens waar je helemaal niet wil zijn.
Van de regen in de drup
Mijn opdrachtgever was duidelijk geweest. Het team moet nou eenmaal het werk anders gaan doen. De ICT-processen waren veranderd, makkelijker gemaakt en eenvoudiger. Medewerkers in het bedrijf klaagden al jaren over de trage en stugge manier waarop de ict-afdeling werkte. De lieverds konden er ook niks aan doen: er was nou eenmaal ooit bepaald dat een laptop aanvragen voor een nieuwe medewerker via 6 formulieren moest en 3 managers moesten akkoord geven. Een nieuwe medewerker wachtte 4 weken op dit noodzakelijke apparaat. De wijzigingen in de processen werden toegejuicht. Maar voor de ICT-ers was het even wennen, hoe moest het nou? Voor de andere, juichende, medewerkers was het ook lastig. Ja het ging nu allemaal anders maar de nieuwe formulieren en de nieuwe manier van aanvragen was lastig. 'Het kost nu nog meer tijd' werd er geroepen. 'Lekker dan, van de regen in de drup'. De managers van de afdelingen werkten zich 3 slagen in de rondte om te zorgen dat alles soepel verliep. Tijd om de medewerkers te leren hoe met de nieuwe wijzigingen om te gaan was er eigenlijk niet. De werkdruk werd hoger, de onzekerheid ook en ziekteverzuim lag op de loer. 'Nou dan doen we het wel weer zoals het we het eerst deden.' Na 4 maanden mocht ik komen om te kijken of ik wat voor ze kon doen. En dat kon. 2 maanden later wist iedereen wat te doen en hoe. De samenwerking was beter, vragen stellen werd normaal en het proces ging sneller dan voorheen. Verbeteren is pas makkelijk als je weet hoe het moet.
Agile Fragile
Bij een opdrachtgever mocht ik mijn tanden zetten in Agile werken. 2 teams van 6 medewerkers. Agile werken heeft alles te maken met een team wendbaar maken, in kunnen spelen op veranderingen en continue verbetering. Hele goede samenwerking dus. Team 1 legde ik in een sessie van een uur uit wat Agile werken is en hoe je dat kan bereiken. De vraag van mij 'zien jullie de voordelen daarvan?' werd beantwoord met geknik. Behalve 1 medewerker. Zij vroeg hoe lang het ging duren voordat zij het kon. Ik vond dat een terechte vraag want dit vraagt best veel van medewerkers. De 2e sessie later die week nam ik 2 onderwerpen: wendbaar zijn als team en snel inspelen op veranderingen. Het ging hier om een verpakkingsbedrijf. Uitleggen hoe je als team wendbaar kan zijn is niet genoeg, ik moest weten wat zij precies deden en met ze meelopen zodat ik de praktijk kon gebruiken om wendbaarheid uit te leggen. Team 1 lag in een deuk maar was ook wat argwanend. Ze gaat nu zien wat we doen en dan komt er vervolgens heel veel kritiek. Kritiek en oordelen is nu net niet wat een verbetercoach doet. Observeren, analyseren en kijken wat sneller en beter kan binnen het team wel. Ik vroeg ze of ze nu zelf konden bedenken hoe ze wendbaarder met z'n allen konden zijn. -we moeten op 1 lijn zitten -en ook zelf de verantwoordelijkheid voelen -maar ook willen leren -weten wat er gaat gebeuren-dus goed samenwerken en vooral bespreken met elkaar. Dus de kennis is er nu de kunde nog. De week erna liep ik weer door de fabriekshal. Praktijk en theorie werden besproken. Het team leert snel en het belangrijkste: ze snappen wat de bedoeling is. Ik heb met een schroevendraaier een machine gerepareerd en ook wat geleerd. Hun leerproces is echt nog bezig. Ik ben nog nodig. Als het in de praktijk werkt en ik dat zeker weet, kan ik weg en op naar team 2.
Voor de bestuurders, managers en teamleiders
Je kent het wel, die fijne stofzuiger die eigenlijk gewoon slecht werkt en ook lastig meebeweegt in alle hoeken en gaten. Het kost bijna een uur om de kamer te zuigen terwijl je weet dat het sneller kan. Maar hij is toch best fijn en een nieuwe kopen kost geld. Jarenlang erger je je aan dat ding en wil je hem het liefst door het raam gooien. Dat raam gaat kapot en kost vervolgens veel geld. Ergernis, tijd en geld. En dan komt de nieuwe stofzuiger. Je moet even oefenen, het boekje lezen en goed kijken waar al die hulpstukken voor zijn. En dan ben je blij en vraag je je af waarom je niet eerder deze geweldige stofzuiger hebt gekocht. Het kostte even wat, maar lang niet zoveel als het raam, de ergernis en de tijd die verspild is. Ja, ik ben die nieuwe stofzuiger en ik weet dat dat een rare vergelijking is. Maar dit voorbeeld kwam in mij op en vertelt precies wat ik wil vertellen. Dan maar even door het stof. Van een moeizaam werkproces met vermoeide werknemers naar efficiënter, beter en werkdruk verlagend.
De perfecte samenwerking bestaat niet
Mijn ervaringen als arbeidsmediator zijn eigenlijk de reden om mijzelf door te ontwikkelen tot verbeter- en verandercoach. Als mediator leer en ontwikkel je veel coaching vaardigheden. Als mediator ben je bezig met een conflict tussen 2 of meer personen op de werkvloer. De invloed op de werkprocessen horen niet huis in het werk als mediator. Maar ik constateerde wel dat dat vaak de reden was van conflicten en chaos in een team en reed regelmatig naar huis met de wens om me juist daar op te richten. Als het werk anders of 'beter' zou worden gedaan er meer rust en een goede samenwerking zou zijn zou er misschien helemaal geen conflict zijn. Vandaar mijn keuze om mijn mediator-schap uit te breiden zodat ik ook oplossingen kan bieden op de werkvloer. 'Een goede samenwerking'...ik gebruik deze zin heel vaak en lees deze zin ook vaak. Een goede samenwerking is best een ruim begrip. Wat ik versta onder een goede samenwerking en wat ik wil bereiken met een team: het werk leuk vinden, weten wat het gezamenlijke doel is en commitment hebben. Durven communiceren; dus ook luisteren naar iets wat minder leuk is. Open staan voor feedback en er mee om weten te gaan. Vertrouwen hebben in je collega's, elkaar helpen, om hulp kunnen vragen en hulp accepteren. Aardig zijn tegen elkaar. Afspraken nakomen, doen wat je zegt. Tolerant zijn en begrip hebben voor elkaar, iedereen heeft wel eens een slechte dag. Lol hebben met elkaar. Al het bovenstaande is te leren, je moet alleen weten hoe. Iedere medewerker is anders met bepaalde kwaliteiten. Als een team goed wil samen werken moet er ruimte zijn voor de verschillende karakters en de kunst is om de vaardigheden van al deze teamleden te laten samenkomen zodat het werkproces soepel verloopt met de juiste kennis aan boord en korte lijnen. De perfecte samenwerking bestaat natuurlijk niet maar een uitstekende samenwerking is heel goed haalbaar.
Snap jij het nog?
Bij veranderingen of verbeterdoelen vliegen termen, afkortingen en ingewikkelde zinnen soms om je oren. Maar niet iedereen begrijpt meteen wat ermee bedoeld wordt. Als medewerkers eerst drie keer een mail moeten lezen om te begrijpen wat er eigenlijk verandert dan ontstaat er al snel verwarring, onzekerheid, afstand of weerstand. Niet omdat mensen niet willen meebewegen. Maar omdat ze simpelweg niet goed begrijpen wat de bedoeling is. Waarom moeilijk praten als het ook duidelijk kan? Als medewerkers begrijpen waarom iets verandert, wat het doel is, wat er van hen verwacht wordt en wat het hen oplevert, ontstaat er vaak veel sneller rust, vertrouwen en beweging. Duidelijke taal is niet “simpeler”. Duidelijke taal is sterker. En precies daarom vertaal ik ingewikkelde verander- en verbeterverhalen graag naar begrijpelijke taal waar iedereen iets mee kan.
